Realizacja zamówień na kosmetyki dla marek kosmetycznych: Jak wybrać partnera 3PL

Realizacja zamówień na kosmetyki obejmuje przyjmowanie, przechowywanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę, śledzenie i obsługę zwrotów zamówień na kosmetyki i artykuły higieny osobistej. Zespoły ds. zaopatrzenia i operacji powinny porównać oferty 3PL pod kątem akceptacji produktów, warunków przechowywania, kontroli zapasów, sposobu pakowania, integracji systemów i dostępnych tras wysyłki. Decyzja ta staje się trudniejsza, gdy w katalogu znajdują się podobne odcienie, płyny, szklane pojemniki, zestawy prezentowe lub produkty o specjalnych wymaganiach transportowych.

W tym przewodniku dowiesz się, jak dokumentować te wymagania, testować potencjalnych dostawców, porównywać całkowite koszty i wybierać partnera ds. realizacji zamówień na kosmetyki, który będzie w stanie wesprzeć Twój katalog i plany rozwoju.

Co wyróżnia realizację zamówień na kosmetyki na dużą skalę?

Realizacja zamówień na kosmetyki staje się bardziej złożona na dużą skalę, ponieważ integralność produktu, dokładność zamówień i prezentacja marki muszą być spójne dla wielu jednostek magazynowych (SKU) i miejsc docelowych. Proces obsługujący 50 zamówień podczas premiery produktu może mieć problemy, gdy ta sama kampania generuje 5,000 zamówień.

Poniższe zmienne operacyjne wyjaśniają, dlaczego kosmetyki i realizacja zamówień w branży kosmetycznej wymagają konfiguracji zorientowanej na produkt:

Zmienna operacyjna	Wpływ na realizację zamówień B2B
Podobnie wyglądające jednostki SKU	Odcienie, rozmiary i niemal identyczne etykiety zwiększają ryzyko wybrania niewłaściwego przedmiotu.
Płyny i delikatne pojemniki	Pompki, kroplomierze, szklane butelki i pudry prasowane wymagają opakowań dobranych pod kątem ryzyka uszkodzenia.
Wymagania dotyczące przechowywania	Magazyn musi przestrzegać instrukcji magazynowania dostarczonych przez markę lub producenta.
Dane partii lub daty	Produkty wymagające podania partii lub daty wymagają odpowiednich pól inwentarza i procedur magazynowych.
Prezentacja firmowa	Zestawy prezentowe, próbki, ulotki i zestawy kampanijne wymagają dodatkowych etapów montażu i kontroli jakości.
Transport transgraniczny	Klasyfikacja produktu, format przesyłki, miejsce docelowe i sposób dostawy mają wpływ na trasy, jakie może zaoferować dostawca.

Te zmienne wpływają na siebie nawzajem. Szklana butelka serum może wymagać zarówno kontrolowanego środowiska przechowywania, jak i sprawdzonego opakowania ochronnego. Seria podkładów obejmująca 30 odcieni może wymagać jasnych wytycznych dotyczących lokalizacji, nawet jeśli każdy produkt ma ten sam rozmiar i kształt. Kampania „prezent do zakupu” może dodać kolejny produkt do tysięcy otwartych zamówień z dnia na dzień.

W dużej skali realizacja zamówień na kosmetyki zależy od powtarzalnych kontroli, a nie od indywidualnej pamięci personelu. Klient B2B nie powinien wybierać dostawcy na podstawie ogólnych założeń branży kosmetycznej. Dostawca potrzebuje praktycznego planu uwzględniającego aktualny katalog, strukturę zamówień i rynki docelowe.

Które wymagania dotyczące produktu powinny kształtować Twój plan realizacji zamówienia?

Dane dotyczące produktu powinny kształtować plan realizacji zamówień na kosmetyki, zanim zapasy trafią do magazynu. Zacznij od danych dotyczących każdego SKU, a następnie dodaj instrukcje dotyczące przechowywania, pakowania i transportu.

Profil produktu i zapasów

Stwórz jeden plik produktu, z którego zespół ds. realizacji zamówień będzie mógł korzystać podczas wdrażania, przyjmowania, magazynowania i kompletowania. Powinien on zawierać:

• Tożsamość SKU: Zapisz nazwę produktu, odcień, rozmiar, kod kreskowy, liczbę sztuk i wszelkie powiązania w pakietach.
• Szczegóły fizyczne: Podaj wymiary jednostki, wagę, materiał opakowania, rodzaj zamknięcia i format opakowania detalicznego.
• Pola inwentarza: Zidentyfikuj wszystkie dane dotyczące partii, daty produkcji lub terminu ważności, które Twoja firma musi rejestrować w magazynie.
• Instrukcje dotyczące przechowywania: Udostępnij informacje o dopuszczalnych warunkach przechowywania podane przez producenta produktu.
• Status sprzedaży: Oznacz próbki, testery, jednostki detaliczne, zapasy promocyjne i produkty przeznaczone do zestawów.

Nie zakładaj, że każdy kosmetyk wymaga takiej samej rotacji zapasów. Amerykańska Agencja ds. Żywności i Leków (FDA) na swojej stronie poświęconej etykietowaniu kosmetyków stwierdza , że ​​obecne prawo amerykańskie zasadniczo nie wymaga od producentów kosmetyków drukowania dat ważności na etykietach. Marki pozostają odpowiedzialne za bezpieczeństwo produktów, dlatego Twoja polityka dotycząca okresu przydatności do spożycia i dane producenta powinny stanowić podstawę organizacji magazynu.

Dzięki temu rozróżnieniu unikniesz konieczności płacenia za niepotrzebne kontrole lub stwierdzenia, że ​​w magazynie brakuje pola, którego oczekuje Twój zespół ds. jakości.

Wymagania dotyczące pakowania i transportu

Określ wymagania dotyczące pakowania i transportu na poziomie SKU, zwłaszcza w przypadku płynów, delikatnych pojemników i produktów zawierających składniki podlegające ograniczeniom transportowym.

Opis opakowania powinien określać zatwierdzonego nadawcę lub karton, zabezpieczenie wewnętrzne, metodę zamknięcia, miejsce wkładki oraz prezentację wizualną. Przetestuj zapakowaną paczkę w realistycznych warunkach. Piękna szklana butelka musi przetrwać transport na przenośniku taśmowym, układanie w stosy i ostatni etap dostawy.

Niektóre produkty kosmetyczne mogą podlegać kontroli towarów niebezpiecznych podczas przechowywania lub transportu. W przypadku przesyłek podlegających przepisom USA, Departament Transportu USA identyfikuje perfumy, lakiery do paznokci, aerozole, łatwopalne olejki eteryczne i kilka innych produktów kosmetycznych jako produkty, które mogą wymagać klasyfikacji jako materiały niebezpieczne. Przewodnik HAZMAT dotyczący produktów kosmetycznych zaleca spedytorom uzyskanie Karty Charakterystyki Produktu (SDS) przed wysyłką.

Prześlij kartę charakterystyki i szczegóły dotyczące składu produktu podczas weryfikacji akceptacji dostawcy. Operator logistyczny musi potwierdzić, czy może przyjąć produkt, jakie zasady magazynowania obowiązują oraz którzy przewoźnicy lub trasy mogą go przyjąć. Wymagania mogą się różnić w zależności od stężenia produktu, ilości opakowań, rodzaju transportu, przewoźnika i kraju przeznaczenia. Sama nazwa produktu nie wystarczy do zatwierdzenia magazynu lub trasy.

Jak powinien wyglądać obieg pracy w procesie realizacji zamówień na kosmetyki?

Proces realizacji zamówień na kosmetyki powinien łączyć w jedną udokumentowaną sekwencję zatwierdzanie produktów, dane dotyczące stanu magazynowego, przetwarzanie zamówień, instrukcje dotyczące pakowania, wysyłkę i zwroty.

Skorzystaj z poniższego sześcioetapowego procesu realizacji zamówień na kosmetyki:

1. Potwierdź informacje o produkcie: Marka dostarcza dane dotyczące SKU, instrukcje dotyczące przechowywania, wymagania dotyczące pakowania i dokumenty transportowe przed zatwierdzeniem przesyłki przychodzącej.
2. Odbieranie i kontrola zapasów: W magazynie zlicza się przychodzące jednostki, sprawdza stan wizualny opakowań i rejestruje uzgodnione informacje o zapasach.
3. Utwórz reguły przechowywania i kompletowania: Pracownicy przydzielają lokalizacje i pola systemowe na podstawie tożsamości SKU, potrzeb w zakresie obsługi i zatwierdzonych kontroli zapasów.
4. Synchronizuj zamówienia klientów: Połączone kanały sprzedaży przesyłają dane dotyczące zamówień do systemu magazynowego, redukując konieczność ręcznego wprowadzania danych w różnych sklepach.
5. Kompletowanie, pakowanie i wysyłka: Pracownicy wybierają odpowiednie przedmioty, postępują zgodnie z wytycznymi dotyczącymi pakowania, naklejają etykiety i dostarczają przesyłkę zatwierdzoną trasą.
6. Aktualizuj śledzenie i przetwarzaj zwroty: Dane śledzenia są zwracane do sklepu, natomiast zwrócone produkty podlegają zasadom kontroli i utylizacji obowiązującym w danej marce.

Każdy etap wymaga jasnego właściciela. Marka kontroluje specyfikacje produktu, decyzje regulacyjne i zatwierdzone opakowania. Magazyn realizuje uzgodnione procedury magazynowania i zamawiania. Dostawca usług spedycyjnych stosuje warunki dla wybranej usługi transportowej.

Udokumentuj przekazanie między tymi właścicielami. Realizacja zamówień na kosmetyki przebiega lepiej, gdy zapisy dotyczące zatwierdzeń, instrukcje pakowania i decyzje dotyczące trasy pozostają powiązane z odpowiednim SKU.

Dobre usługi kompletacji i pakowania wymagają udokumentowanych wyjątków. Pracownicy powinni wiedzieć, kiedy wstrzymać realizację zamówienia, sfotografować problem, przenieść zapasy do magazynu i skontaktować się z marką. Typowe przypadki to nieszczelne jednostki przychodzące, uszkodzone opakowania detaliczne, niedostępny element zestawu, niezgodność kodu kreskowego lub trasa wysyłki, która nie może przyjąć produktu.

Dokument operacyjny powinien również definiować cztery kontrole:

• Statusy zapasów: Oddzielnie przechowuj w systemie towary dostępne, zatrzymane, uszkodzone, zwrócone i oczekujące na rozpatrzenie.
• Kontrola wersji zestawu: Rejestruj zatwierdzone komponenty, wersję wkładki, materiał opakowaniowy i datę montażu dla każdej kampanii.
• Zatwierdzenie zmiany opakowania: Przed zastąpieniem kartonu, materiału ochronnego, etykiety lub ulotki promocyjnej inną zawartością należy uzyskać zgodę marki.
• Eskalacja wyjątku: Ustaw osoby kontaktowe i terminy podejmowania decyzji w przypadku wycieków, braków, odrzucenia trasy i uszkodzonych kartonów przychodzących.

Traktuj zwroty jako oddzielny proces, a nie odwrotnie niż w przypadku wysyłki wychodzącej. Pracownicy potrzebują pisemnych zasad dotyczących plomb, widocznego zużycia, uszkodzeń opakowań, brakujących elementów, wymogów higienicznych i stanu nadającego się do sprzedaży. Ostateczne działanie może obejmować uzupełnienie zapasów, ponowne zapakowanie, przeniesienie produktu do strefy kontroli lub zastosowanie innej, zatwierdzonej przez markę dyspozycji.

Kiedy warto zlecić realizację zamówień na kosmetyki zewnętrznemu partnerowi?

Zleć realizację zamówień na kosmetyki na zewnątrz, gdy złożoność SKU, zapotrzebowanie na kampanię, pakowanie lub wysyłka międzynarodowa zaczynają obniżać dokładność zamówień i odciągać czas od produktów i sprzedaży. Wolumen zamówień ma znaczenie, ale złożony katalog może wymagać profesjonalnego wsparcia, zanim dzienna liczba zamówień stanie się duża.

Znaki, że nadszedł czas na outsourcing

Rozważ współpracę z partnerem zajmującym się realizacją zamówień na kosmetyki, gdy:

• Kontrola SKU staje się trudniejsza: Nowe odcienie, rozmiary, próbki i pakiety zwiększają ryzyko związane z kompletacją zamówień i inwentaryzacją.
• Popyt na kampanię staje się nierównomierny: Wprowadzenia na rynek, wyprzedaże świąteczne i kampanie twórców generują krótkotrwałe wzrosty zamówień.
• Pakowanie wymaga więcej pracy: Zestawy upominkowe, wkładki, materiały ochronne i prezentacje firmowe pochłaniają więcej czasu personelu.
• Kanały sprzedaży ulegają fragmentacji: Sklepy i targowiska prowadzą oddzielne rejestry zamówień, zapasów i śledzenia.
• Rozszerzenie zasięgu wysyłek międzynarodowych: Więcej miejsc docelowych wymaga dodatkowych przeglądów tras, opcji śledzenia i dokumentów dotyczących produktów.

Zacznij weryfikować dostawców, zanim obecny proces zacznie regularnie generować błędy. To da Ci czas na przetestowanie danych produktu, instrukcji pakowania, połączeń ze sklepami i pierwszego transferu zapasów.

Jak porównać potencjalnych partnerów

Porównaj firmy zajmujące się realizacją zamówień na kosmetyki, korzystając z tych samych danych operacyjnych:

Obszar oceny	Dowody do żądania
Akceptacja produktu	Wymagane pliki produktu, przegląd produktów objętych ograniczeniami, proces SDS i zatwierdzenie trasy
Inventory Control	Pola SKU, kontrola partii lub daty, statusy zapasów, alerty i procedury liczenia
Wykonanie pakowania	Specyfikacje pakowania, instrukcje dotyczące zestawów, kontrole jakości i zasady zastępowania
System i wysyłka	Obsługiwane platformy, pola synchronizowane, dopuszczalne trasy, śledzenie i obsługa nieudanych zamówień
Zarządzanie usługami	Procedury zwrotów, raporty, cele odpowiedzi, kontakty eskalacji i kontrola zmian

Poproś wybranych dostawców o omówienie jednego standardowego SKU, jednego SKU dla towarów delikatnych lub płynnych oraz jednego zestawu wieloelementowego. Zapytanie ofertowe (RFP) powinno uwzględniać wolumen zamówienia, szczytowe zapotrzebowanie, strukturę miejsc docelowych, liczbę pozycji w zamówieniu, wymagania dotyczące pakowania oraz liczbę zwrotów. Dzięki temu każdy dostawca będzie miał taką samą podstawę do planowania operacyjnego i wyceny.

Gdy już będziesz mieć gotową listę, porównaj szacunkowy całkowity koszt zamówienia, zamiast opierać się na jednej atrakcyjnej opłacie za magazynowanie lub kompletację.

Jak porównywać koszty realizacji zamówień na kosmetyki?

Porównaj usługi realizacji zamówień kosmetyków pod kątem szacowanego całkowitego kosztu zamówienia, a nie jednej atrakcyjnej opłaty magazynowej. Odbiór, przechowywanie, robocizna, pakowanie, wysyłka i zwroty mogą wpłynąć na ostateczną kwotę.

Stosuj te same kategorie kosztów dla każdej propozycji:

Kategoria kosztów	Co potwierdzić
Odbieranie przychodzące	Jednostka ładująca, zakres kontroli, obsługa niezgodności i prace etykietujące
Dyski	Na podstawie pojemników, półek, palet lub objętości oraz wszelkich zasad starzenia
Zbierz i spakuj	Opłata za pierwszą pozycję, opłata za dodatkową pozycję i minimalne kwoty zamówienia
Materiały do ​​pakowania	Materiały standardowe, niestandardowe kartony, wkładki, plomby i opakowania ochronne
Projekty Kitting	Konfiguracja, montaż, kontrola jakości, przebudowa i nieużywane komponenty
Wysyłka międzynarodowa	Waga podlegająca rozliczeniu, miejsce docelowe, poziom usługi, śledzenie i kwalifikowalność produktu
Zwroty	Odbieranie, kontrola, ponowne pakowanie, uzupełnianie zapasów, przechowywanie lub utylizacja
Opłaty za konto i system	Opłaty za wdrożenie, integrację, miesięczną obsługę, raportowanie lub wsparcie

Oblicz początkowe porównanie za pomocą tego wzoru:

Szacowany miesięczny koszt realizacji ÷ Zrealizowane zamówienia = Szacowany koszt realizacji na zamówienie

Przeprowadź co najmniej trzy scenariusze: miesiąc przeciętny, miesiąc kampanii i miesiąc o niskim wolumenie. To pokaże, jak opłaty stałe i robocizna projektowa wpływają na koszt jednostkowy. Pomoże to również Twojemu zespołowi porównać niższą opłatę magazynową z opłatami za opakowanie, wysyłkę i opłaty za konto.

Nie traktuj wyniku jako stawki stałej. Wymiary przesyłki, opłaty za paliwo, miejsca docelowe, struktura zamówień i wybór usług mogą ulec zmianie. Poproś każdego dostawcę o podanie założeń wyceny i dat ważności.

W jaki sposób CFC może wspierać realizację zamówień na kosmetyki w Chinach?

CFC może wspierać marki, które pozyskują produkty w Chinach, przechowują kwalifikujące się zapasy w Shenzhen i wysyłają zamówienia na cały świat. Rozwiązanie w zakresie realizacji zamówień na kosmetyki zależy od szczegółów produktu, opakowania, kanałów, miejsc docelowych i metod dostawy.

Najlepiej dopasowane scenariusze biznesowe

Model usług CFC może obsługiwać kilka scenariuszy biznesowych dla kwalifikujących się kosmetyków i produktów do pielęgnacji osobistej:

• Dostawy z Chin: Dostawcy lub fabryki mogą wysyłać gotowe produkty do zakładów CFC w Shenzhen, co pozwala na skrócenie czasu przekazywania towarów między produkcją, magazynowaniem, pakowaniem i wysyłką eksportową.
• Centralne zamówienia e-commerce: Marki korzystające z platform Shopify, Amazon, eBay, WooCommerce i innych obsługiwanych platform mogą łączyć procesy zamówień, zarządzania zapasami i śledzenia przepływów pracy.
• Przechowywanie specyficzne dla produktu: CFC magazyn chiński Oferuje standardowe, hurtowe i klimatyzowane opcje magazynowania. Przed dostawą do klienta marki powinny potwierdzić wymagany zakres temperatur, metodę monitorowania, kwalifikowalność produktu i dostępną pojemność.
• Opakowanie zamówienia firmowego: Dostępne usługi obejmują niestandardowe opakowania, naklejki z logo, ponowne etykietowanie, firmowe pudełka lub torby, ponowne pakowanie ochronne i ulotki promocyjne.
• Dystrybucja międzynarodowa: CFC zapewnia globalna wysyłka poprzez ponad 60 opcji logistycznych obejmujących ponad 190 krajów i regionów. Dostępne trasy nadal zależą od szczegółów produktu, formatu przesyłki, miejsca docelowego i akceptacji przewoźnika.

CFC zarządza trzema centrami logistycznymi w Shenzhen o powierzchni magazynowej ponad 12 000 metrów kwadratowych. Systemy magazynowe firmy obsługują widoczność zapasów na poziomie SKU, alerty dotyczące zapasów, automatyczną synchronizację zamówień oraz konfigurowalne przepływy pracy, które mogą obejmować sterowanie partiami. Z obecnym systemem magazynowym można połączyć ponad 40 platform e-commerce.

Akceptacja produktu musi nastąpić przed rozpoczęciem magazynowania. Kosmetyki zawierające materiały objęte ograniczeniami lub niebezpieczne mogą wymagać dodatkowej dokumentacji, mieć ograniczone trasy wysyłki lub nie kwalifikować się do składowania. CFC powinien potwierdzić produkt, kartę charakterystyki (SDS, jeśli dotyczy), wymagane warunki, rynki docelowe i proponowanych przewoźników przed wysłaniem zapasów przez markę.

Te możliwości łączą magazynowanie, pakowanie, wysyłkę, śledzenie i zwroty w jednym procesie realizacji zamówień e-commerce . Podczas wdrażania oba zespoły powinny udokumentować uzgodnione pola zapasów, zasady pakowania, proces wyjątków, wymagania dotyczące raportowania i założenia dotyczące tras.

Lista kontrolna potwierdzenia rozwiązania

Aby otrzymać recenzję produktu, prześlij do CFC następujące informacje:

• Dane katalogowe: Nazwy produktów, liczba kodów SKU, warianty i struktura pakietu.
• Dane fizyczne: Wymiary jednostek i kartonów, waga, materiał opakowania oraz zdjęcia opakowań.
• Przetwarzanie danych: Instrukcje dotyczące przechowywania, pola partii, zasady pakowania i dokumenty SDS, jeśli mają zastosowanie.
• Dane zamówienia: Miesięczny wolumen, wolumen w dniu szczytowym, liczba artykułów w zamówieniu oraz przewidywana aktywność zwrotów.
• Dane kanału: Platformy handlu elektronicznego, liczba sklepów i wymagane pola synchronizacji.
• Dane rynkowe: Kraje docelowe, preferowane miejsca dostawy i śledzenie oczekiwań.

CFC może wykorzystać te informacje do potwierdzenia konfiguracji magazynu, prac związanych z pakowaniem, połączenia z systemem i dostępnych opcji dostawy. Marki, które spełniają wymagania, mogą również zapytać o aktualne warunki okresu próbnego w magazynie podczas wyceny.

Zbuduj swój plan realizacji zamówień na kosmetyki wokół produktu

Właściwy partner ds. realizacji zamówień kosmetycznych powinien pasować do Twojego katalogu, kanałów sprzedaży, standardów pakowania i rynków docelowych. Zacznij od danych o SKU i akceptacji produktów. Następnie porównaj dostawców, korzystając z tego samego procesu roboczego, kategorii kosztów, zamówień testowych, wymagań dotyczących raportowania i scenariuszy wyjątkowych.

Dla zespołów ds. zaopatrzenia i operacji najmocniejsza oferta to nie ta z najdłuższą listą usług. To ta, która wyjaśnia, w jaki sposób Twoje produkty będą odbierane, kontrolowane, pakowane, wysyłane, raportowane i obsługiwane w przypadku wystąpienia wyjątku.

Marki kosmetyczne i pielęgnacyjne, które pozyskują lub produkują w Chinach, mogą przesłać do CFC dane dotyczące reprezentatywnych numerów SKU, wymagań dotyczących opakowań, wolumenów zamówień i szczegółów dotyczących miejsca docelowego do weryfikacji. CFC może następnie ocenić kwalifikowalność produktu i zaproponować magazynowanie w Shenzhen, pakowanie pod marką, integrację systemów oraz międzynarodowy proces dostaw w oparciu o potwierdzone wymagania.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo trwa wdrożenie firmy zajmującej się realizacją zamówień na kosmetyki?

Nie ma ustalonego okresu wdrożenia. Harmonogram zależy od liczby jednostek magazynowych (SKU), dokumentacji produktu, wymagań magazynowych, testów opakowań, integracji systemu oraz początkowej wielkości zapasów. Poproś dostawcę o podzielenie wdrożenia na zatwierdzenie produktu, konfigurację systemu, zamówienia testowe, transfer zapasów i uruchomienie. Każda faza powinna mieć właściciela i kryteria ukończenia.

Co powinna obejmować umowa SLA dotycząca realizacji zamówień na kosmetyki?

Umowa SLA dotycząca realizacji zamówień na kosmetyki powinna określać czas odbioru, cele dotyczące przetwarzania zamówień, raportowanie zapasów, czas reakcji na wyjątki, procedury reklamacyjne i osoby kontaktowe w sprawie eskalacji. Powinna również wyjaśniać, w jaki sposób dostawca rejestruje błędy pakowania, uszkodzone zapasy, nieudane integracje i opóźnienia w przekazywaniu towaru przewoźnikowi. Należy oddzielić szacunki dostaw przewoźnika od zobowiązań dotyczących obsługi magazynowej.

Kiedy marki powinny aktualizować swoje instrukcje realizacji zamówień?

Aktualizuj instrukcje za każdym razem, gdy zmieniasz formułę, pojemnik, kod kreskowy, pakiet, wkładkę, karton, rynek sprzedaży lub zatwierdzoną trasę wysyłki. Nadaj każdej wersji datę wejścia w życie i usuń nieaktualne pliki z magazynu. Zapobiega to pakowaniu nowego produktu ze starą specyfikacją podczas premier lub kampanii sezonowych.